왜 금액이 안 맞습니까
정산서와 주문 기록은 서로 다른 시점과 서로 다른 기준으로 만들어집니다. 정산서는 플랫폼이 주문을 처리한 뒤 규칙에 따라 만든 결과물이고, 주문 기록은 판매자가 입력한 원본입니다. 그래서 금액이 어긋난다는 사실만으로는 오류를 확정할 수 없습니다.
확인할 것은 두 가지입니다. 무엇이 다른 것인지(차이의 모양), 그리고 그 차이가 규칙에서 설명되는지 여부입니다. 순서를 뒤집으면 이 판단에 오래 걸립니다.
1단계: 공통 키를 먼저 맞춥니다
두 파일을 합치려면 같은 건을 가리키는 열이 있어야 합니다. 보통 주문번호가 되지만, 플랫폼마다 형식이 다릅니다(하이픈 유무, 접두사, 주문번호-옵션번호 구조).
키가 어긋나면 이후의 모든 비교가 엉뚱한 결과를 냅니다. 키 후보가 둘 이상이면 어느 쪽이 실제 주문 단위와 일치하는지 먼저 확인하십시오.
- 정산서와 주문 기록에서 같은 값이 반복되는 열을 찾습니다.
- 그 열로 조인했을 때 한쪽에만 있는 건이 과도하게 많으면 키가 다르다는 신호입니다.
- 키 후보가 둘이면 값의 건수가 더 그럴듯한 쪽을 고릅니다.
2단계: 금액 차이의 모양을 봅니다
같은 키인데 금액이 다른 건은 차이 금액의 크기에 따라 원인이 다릅니다. 차이 금액이 수수료 금액과 정확히 같다면 수수료 계산 문제일 가능성이 큽니다. 반대로 차이가 비율적으로 붙으면 배송비나 할인 분담 규칙을 봐야 합니다.
차이 금액이 일정한 금액을 반복한다면 수수료율·부가세 같은 고정 요소입니다. 건마다 다른 금액이라면 개별 주문에서 발생한 조정입니다.
3단계: 한쪽에만 있는 건을 나눠 봅니다
이 구분이 가장 중요합니다. 주문 기록에는 있지만 정산서에는 없는 건은 미정산 후보이고, 정산서에는 있지만 주문 기록에는 없는 건은 근거 없는 정산 후보입니다.
앞쪽은 이번 정산 주기에 포함되지 않았거나 정산이 지연된 경우이고, 뒤쪽은 취소·반품 처리에서 생기거나 키 형식이 다른 경우입니다. 두 경우를 한 묶음으로 보면 원인을 놓칩니다.
4단계: 같은 쪽에서 중복을 찾습니다
한 파일 안에서 같은 키가 두 번 나오면 중복 신호입니다. 정산서 중복은 이중 정산으로 이어질 수 있고, 주문 기록 중복은 잘못 입력한 건입니다.
중복이 확인되면 그 건을 먼저 제거하고 다시 대조하십시오. 중복이 남아 있으면 금액 차이가 중복에서 나온 것인지 다른 데서 나온 것인지 구분되지 않습니다.
5단계: 정산 일차까지 확인합니다
정산서 날짜와 주문 날짜의 차이를 보면 지연 구간을 볼 수 있습니다. 대부분은 정산 주기 때문에 정상이고, 특정 건만 오래 걸린다면 그 건만 별도로 확인하면 됩니다.
일차 분포를 보면 다음 달에 다시 확인할 필요가 있는 건을 미리 알 수 있습니다.
이 순서를 언제 자동화할 수 있습니까
위 다섯 단계는 매주 같은 순서로 같은 파일에 대해 반복됩니다. 대조 규칙이 이미 정해져 있다면 사람이 매번 하는 것이 아니라 도구가 대신 해도 같은 답이 나옵니다.
다만 어느 쪽이 맞는지 판정하는 일은 사람이 해야 합니다. 도구는 '확인이 필요한 자리'를 가리켜 줄 뿐, 정답을 대신 정하지 않습니다.