어떤 오류를 먼저 봐야 합니까
순서가 중요합니다. 중복이 남아 있으면 합계가 어긋나고, 형식이 섞여 있으면 숫자 비교 자체가 의미가 없어집니다. 그래서 합계보다 중복, 중복보다 형식 순으로 봅니다.
- 중복 행
- 열별 형식 혼합
- 합계 행 불일치
- 음수 금액
- 빈 셀과 빈 열
1단계: 통째로 중복된 행을 먼저 봅니다
모든 열의 값이 같은 행이 두 번 이상 나오면 중복입니다. 행 번호를 함께 알려 주므로 원본에서 위치를 바로 찾을 수 있습니다.
주의할 점은 '키가 같은데 나머지가 다른 경우'는 중복이 아니라는 것입니다. 주문번호가 같아도 옵션이 다르면 별개 건일 수 있습니다. 중복은 행 전체가 같을 때만 성립합니다.
2단계: 한 열에 형식이 섞였는지 봅니다
한 열 안에 날짜·숫자·텍스트가 섞여 있으면 나중에 합계를 계산해도 결과가 믿어지지 않습니다. 대개는 '2024-01-05'와 '2024. 1. 5.'가 섞였거나, 금액 뒤에 '원'이 붙은 경우입니다.
형식이 섞인 열은 합계를 보기 전에 먼저 정리해야 합니다. 정리하지 않은 채 합계를 내면 오류가 숫자 뒤에 숨습니다.
3단계: 합계 행과 실제 값을 다시 계산해 봅니다
파일 하단에 합계 행이 있으면 데이터에서 다시 합을 계산해 차이를 보여 줍니다. 차이가 나면 어느 쪽이 맞는지는 파일을 만든 쪽만 압니다.
이 단계는 '합계가 틀렸다'는 사실만 알려 줍니다. 어느 행이 빠졌는지는 앞에서 다룬 중복·형식 문제에서 대개 나옵니다.
4단계: 음수 금액의 이유를 구분합니다
음수는 정정이거나 환불입니다. 문제는 어떤 음수인지 구분하지 않고 합계에 넣는 데서 생깁니다.
정정 금액인지 환불 금액인지 표시만 해 주는 것은 도구의 역할입니다. 회계 처리 여부는 사람이 결정합니다.
5단계: 빈 셀과 완전히 빈 열을 확인합니다
빈 셀은 값이 있어야 할 자리가 비어 있는 경우입니다. 열별 빈 셀 수를 세면 어느 열이 미완성인지 보입니다. 아예 모든 셀이 비어 있는 열은 통째로 무시되고 있는 경우가 많아 따로 표시합니다.
이 검사를 매주 반복한다면
위 다섯 항목은 같은 파일에 대해 매주 같은 순서로 반복됩니다. 규칙이 이미 정해져 있다면 사람 대신 도구가 같은 판정을 내릴 수 있습니다.
다만 이 도구도 '왜 이런 값이 들어왔는가'까지는 알려 주지 않습니다. 값이 잘못 들어온 이유는 입력 과정을 봐야 합니다.