먼저 판단할 것: 이게 반복입니까
반복의 기준은 사람이 직접 판단하는 지점이 매번 같은지입니다. 같은 판단을 매번 다르게 한다면 규칙이 아니라 기준을 먼저 정해야 합니다. 자동화는 판단을 대신하지 못합니다.
판단이 매번 다르고 이유가 Case-by-case라면, 도구를 만드는 대신 체크리스트가 더 빠릅니다.
1단계: 업무를 한 줄로 적습니다
입력이 무엇에서 시작하고, 중간에 무엇을 하고, 결과가 어디에 남는지를 한 문장으로 적습니다. '매주 엑셀로 정산 대조해서 불일치 항목을 정리한다'처럼요.
한 문장으로 적지 못하면 아직 두 개 이상의 업무가 섞여 있습니다. 이 상태로 개발을 넘기면 범위가 계속 넓어집니다.
2단계: 사람 개입 지점을 표시합니다
처리 과정에서 사람이 복사·분류·판단하는 지점을 표시합니다. 표시된 지점이 한 군데면 그 지점의 규칙만 정하면 됩니다. 여러 군데라면 업무를 나눠야 합니다.
가장 흔한 함정은 중간에 '이상한 건은 제외'라는 판단이 끼어 있는 경우입니다. 이 기준을 숫자로 적을 수 없으면 자동화 대상이 아닙니다.
3단계: 완료 기준을 정합니다
어떤 상태가 되면 끝났다고 할 수 있는지 한 문장으로 적습니다. '확인 필요 항목이 0건'처럼 세어 셀 수 있는 기준이 가장 좋습니다.
완료 기준이 없으면 납품 후 말이 안 맞습니다. 범위 합의 가장 중요한 문장입니다.
4단계: 원본 파일 형식을 확인합니다
플랫폼에서 내보내는 파일은 월마다 열 이름이나 형식이 바뀔 수 있습니다. 이 경우 자동화는 실패하는 게 아니라 '인식 못 한 파일'을 내보냅니다.
열 이름을 자동으로 찾는 방식이 가능한지, 아니면 매번 형식을 맞춰야 하는지 먼저 확인하는 일이 범위를 크게 바꿉니다.
5단계: 작은 범위부터 고정합니다
전체 업무를 넘기지 말고 가장 반복이 많은 한 흐름만 고정 범위로 만듭니다. 그 결과를 보고 다음 흐름을 결정하면 되며, 처음부터 전부를 맡기면 실패했을 때 무엇을 되돌릴지 모릅니다.
자동화가 오히려 느린 경우
월 한 번 처리하는 일, 한 번에 20분이면 끝나는 일, 판단이 대부분인 일은 자동해도 이득이 없습니다. 도구를 만드는 시간과 다시 배우는 시간이 원래보다 길어집니다.
이런 경우는 체크리스트나 템플릿으로 정리하는 편이 낫습니다. 범위를 좁혀도 효과가 없으면 만들지 않는 것도 답입니다.